Referat fra møte i BTF privat 13.09.18

Referat fra møte i privat sektor, Bergen Tannlegeforening

Litteraturhuset, Bergen
Torsdag 13.09.18 kl.19.00

Program: Kjededanning vol. 1
Oppmøte: Ca. 45
Referenter: Vivian Haaberg og Friederike Wünsche

Foredragsholdere: Marit Høye og Oskar Skjelin (Folkvang), Inger-Johanne Nyland (Oris)

P1090588

Møte i privat sektor ble åpnet av Anders Berntsen som introduserte kveldens tema; kjededannelse i tannlegebransjen. Meningen er å belyse fenomenet fra ulike ståsted. Temaet er delt opp:

  1. Foredrag fra to ulike konstellasjoner av kjededannelse.
  2. Apotekerforeningen, som gjennomgikk en slik omstilling for ca. 15 år siden, og Kristin Klock som vil omtale det fra et samfunnsodontologisk ståsted.

Foredrag 1 – Marit Høye og Oskar Skjelin fra Folkvang

P1090643

Marit Høye – Utdannet tannlege ved UiO. Etter å ha startet egen praksis i Trondheim, som med tiden omfattet flere medarbeidere tok hun etterutdanning på BI innen HMS, internkontrollsystemer og ledelse. Har også egen erfaring av å være del av en kjede.

Oskar Skjelin – Utdannet tannlege ved UiB (sitat «Beste utdannelsen i hele verden.»). Jobbet som distriktstannlege i Trøndelag og senere praksiseier der han begynte å interessere seg for oppkjøp av andre praksiser/portoføljer. Ble engasjert i Folkvang grunnet markedet og behovene til en praksiseier av en middels stor praksis – hvordan skal man løse det økonomiske, juridiske og andre typer problemstillinger som ikke nødvendigvis er fagspesifikke.

P1090597

Folkvang:

  • Grunnlagt i 2016 som et resultat av den økte kjededannelsen; ønsket ikke å bli kjøpt opp, men heller starte et alternativ til kjede
  • Norges største klinikkgruppering målt i antall klinikker, og i økende vekst
  • Inspirert konsept fra USA der de fleste private klinikkene som ikke er del av en kjede er organisert i «Dental Support Organization» som hjelper til med det juridiske, økonomiske etc.
  • En samarbeidspartner som kan lette hverdagen – en driftspartner. «Vi skal være med på å spille klinikkene gode».
    • Å drifte selvstendig/lokalt eierskap, men mer effektivt med økt fortjeneste.
    • Ha et langsiktig partnerskap.
    • En større og sterkere plattform for samarbeid/nettverk. Bygge opp felles gevinst.
    • Gi forutsigbarhet, ekspertise, stordriftsfordeler
    • Trygghet og gode rammer for god kvalitet i praksis
  • «Vi er av og for tannleger»; Fokuset skal være på dyktige klinikere.
    • Innsikt, erfaring og kompetanse
  • Jobber med innkjøp, økonomi og rådgivning (+ media: profilering/markedsføring skal starte opp i løpet av 2019)
  • Ingen kontraktsbinding

P1090605

Analyser av den relative lønnsomheten i tannlegebransjen viser at kostnadene ved å drive egen praksis øker, men det gjør ikke nødvendigvis inntektene. Det har etterhvert blitt vanskeligere å sette opp takstene grunnet mer konkurranse i markedet (tannturisme, lavprisaktører etc.), de store blir større, og dermed blir den relative lønnsomheten mindre for den enkelte klinikken. Derfor tilbyr Folkvang innkjøp, rådgivning og økonomi.

P1090607

Innkjøp:

Gode rabatter, «happy deals», gullavtaler etc. er ikke nødvendigvis det beste. Innkjøp til egen praksis krever tid, søkekostnader og går utover lønnsomheten av klinikken.

  • Folkvang forhandler på vegne av en gruppe/et større volum = bedre avtaler
  • Forhandler ofte = bedre til å forhandle

= Reduserte kostnader, samme kvalitetsprodukt

  • Egen innkjøpsportal; spare tid og penger
    • Analyserer hva klinikken handler og hva man betaler for dette nå vs. i portalen
    • Alle avtaler på en plass
    • Handlelister settes opp i portalen

Rådgivning:

Fokuserer på frittstående klinikker og deres utfordringer ved å drive egen virksomhet. Det kan være vanskelig å få oversikt over alle lover/regler, personal, økonomi etc.

Folkvang ønsker å legge til rette for optimalisering av klinikkdrift → utnytte potensialet → gi økt trivsel og omsetning → skape en bedre arbeidshverdag.

Problemstillinger, store eller små, kan belyses av en utenforstående;

  • Effektivisering
  • Arbeidsmiljø
    • Ansettelsesprosesser, team-building og konflikthåndtering
  • Strukturering av praksis
  • Sparringspartner (opprette kontakt/samarbeid mellom flere som jobber alene)
  • HMS-intern kontrollsystemer og GDPR

Tjenesten leveres hovedsakelig prosjektbasert, men også timebasert.

Økonomi:

Regnskap for tannleger – ha en bransjespesifikk løsning når det gjelder innkjøp og rådgivning gjennom kompetansen de innehar (basert på erfaring og innsikt i faget) for å drive helhetlig praksisøkonomi.

  • «Hvordan ser tallene ut og hvilke grep må vi ta for å forbedre de?»
  • Power Office partner = papirløst regnskap
  • Synergier med Folkvang Innkjøp og Folkvang Rådgivning.
  • Rådgivning og oppfølging innen lønn-, personal- og kontraktshåndtering.

P1090610

Fordeler og ulemper med kjede, basert på egen erfaring og intervjuer (det påpekes at dette ikke gjelder for alle kjeder):

  • Større frihet uten administrasjon og personalansvar, men man mister selvråderetten (mister posisjonen)
    • Eksempel: Tannhelsesekretær som man ikke lenger bestemmer over, kan ikke gi fri eller pålegge overtid – kan heller ikke si hvordan vedkommende skal jobbe/ikke nødvendigvis fast sekretær.
  • Ingen utgifter når du har fri, men det kan være vanskelig å få gjennom ønsket investering
  • Flere kolleger, men mange om pasienter – det kan bli en skjevfordeling
  • Frihet i fritid, men mister friheten i jobb
  • Kontroll med regulert inntekt (oversikt over prosentsatsen), men man mister kontroll over overskuddet (profitt går til kjeden)
  • Slipper kontroll med vedlikehold, men det kan ta lang tid å få utført reparasjoner
  • Får tildelt behandlingsrom/unit, mister friheten til å jobbe på det utstyret du ønsker
  • Kontrakten gir deg trygghet og forutsigbarhet, men kontrakten binder deg i flere år selv om du kan ønske å gå ut av kjeden
  • Man bruker samme forbruksmaterialer på hele klinikken, men mister oversikten over inventar og utstyr og får ikke kjøpt inn det man ønsker seg.
  • Blir en del av et system, men mister motivasjon/mobilisering og «blir en lønnsmottaker»

Fordeler og ulemper for pasienten:

  • Pasienten får hjelp, men kan bli del av system og føle at det blir en fabrikk
  • Dra fordel av flere spesialiser, men reagere på at det personlige forsvinner
  • Nye mennesker og forhold, men kan umyndiggjøre pasienten
  • Mer dynamikk og et større behandlingstilbud, men pasienten treffer ikke samme personalet og mister kontinuitet

Konklusjon Folkvang:

  • Ønsket om å være del av en kjede styres av tannlegens preferanser, tid og økonomi
  • Interessekonflikt; De fleste kjedene i Norge er styrt av investorer som ikke er tannleger. Overskuddet tilfaller ikke tannlegene.
  • Bunnlinjen som teller
  • Folkvang ønsker å være «in the middle». Kjedene blir flere og større. Mange fortsetter med å drive egen praksis som før. Folkvang ønsker at tannlegen beholder eierskap og profitt, men å kunne støtte opp under det faglige og økonomiske.

Q&A

«Hvordan tjener Folkvang penger på dette?
Baserer seg på volumet, antall klinikker, som er med på å styrke forhandlingsposisjonen ved innkjøpsavtaler → får en bedre pris. Folkvang har en egen innkjøpsportal, der en liten andel av summen per produkt går til Folkvang, men det er likevel billigere for tannlegen når man ser på sluttsummen.

Rådgivning og økonomi er prosjekt- og timebasert. Det samme gjelder Folkvang Media når det starter opp.

«Den norske tannlegeforeningen har i sin policy at klinikker skal helst være eid av tannleger. Hvorfor er det slik, når dette er midt i blinken for NTFs strategi, at man ikke har hørt om Folkvang?
Folkvang ble etablert i 2016 og tok kontakt med NTF. Forklarte prinsippet med å fremme frittstående klinikker for det fremtidige markedet, men ble ansett som kommersiell aktør og NTF sine etiske retningslinjer ble fulgt. Folkvang tok også kontakt med lokallagsledere i fylkene, med positiv respons og følgende profilering. Er usikker på om det skyldes endret oppfatning av Folkvang.

«Vedrørende innkjøpspriser, stiller dere prisgaranti, hvor oppdatert er listene?»
Flere metoder, men i utgangspunktet er det antall artikler og helhetlig pris som spiller en rolle. Hva man sparer på bunnlinjen. Henter inn besparelsen litt her og litt der. Det er ingen som nekter deg å kjøpe inn hos andre dersom man ønsker det. Men desto større volum – desto bedre stiller man i forhandlingene med leverandører.

P1090601

P1090574

 

Foredrag 2 – Inger-Johanne Nyland fra Oris Dental

Inger-Johanne Nyland: Tannlege i bunn. Studert master i Public Health i USA. Var med på å starte Tannlegesenteret Madlagården (TSMG) som nå har skiftet navn til Oris Dental. Sitter i Ledergruppen Oris Dental.P1090716

Oris Dental

  • Den nest største tannhelsekjeden i Norge, bygget opp av og for tannleger
  • Etablert høsten 2016
    • Startet med fem klinikker, alle de er fortsatt eiere.
    • I dag 15 klinikker (11 oppkjøp og 4 tuck-ins)
      • 85 tannleger, 18 spesialister, 42 tannpleiere
    • Visjonen er å skape et godt faglig felleskap og bruke ressursene fra klinikkene til å gjøre hverandre gode.
    • Utvide det faglige tilbudet til pasientene
      • Ønsker å ansette flere spesialister
      • Kjøpe flere klinikker
      • I dag kun én klinikk uten spesialister. Ulik dekning av spesialister på de andre klinikkene – alle spesialiteter i Stavanger. Henviser mellom klinikkene for spesialisttilbud.
    • Egne kurslokaler i Stavanger, Harstad og Trondheim
      • I Stavanger Oris Akademiet
    • Kurs og utdanning
      • Både internt og eksternt
      • Ivareta intern etterutdanning (i tillegg til andre kurs)
      • For tannleger, tannpleiere og tannhelsesekretærer
      • Månedlig intern opplæring på klinikkene
      • Fagsamlinger – interne, med alle Oris-klinikker

P1090699

Fokuset skal være på fag, Oris Dental skal være tannlegestyrt og tannlege-eid. Omsetning på ca. 475 millioner, går godt med overskudd.

Initiativtakere har hatt en sentral rolle. Alle ble oppsøkt for oppkjøp, men ønsket å starte noe selv og styre det selv.

P1090684

Å være en god lagspiller – hverdagen i Oris;

  • Stort faglig og kollegialt nettverk
  • Investering i nytt utstyr og iverksetting digitalisering/nye teknologiske løsninger
  • Videreutdanning gjennom akademiet og mulighet for videreutvikling av klinikken og tannhelsetjenester i ditt geografiske området
  • Faglig utvikling gjennom felles fagsamlinger (planlagt årlig)
  • Kasusmøter (fysisk/via nett) hver uke. Etablert i Stavanger mellom Oris Dental Madla og Hinna Park, ønsker å etablere det på alle klinikker.
    • Diskutere behandlingsplanlegging, støtte underveis i behandlingen/kalibrering, behandlingsresultat = bidrar til faglig utvikling
  • Bistår med HR og organisasjonsutvikling.
  • Gir lederutvikling og lederstøtte.
  • Yter støtte og bistand ved personalutfordringer.
  • Bistår ved rekruttering, bemanningsplanlegging og konflikthåndtering dersom klinikken ønsker det.
  • Tilbyr støttefunksjoner fra sentral administrasjon i Trondheim når det gjelder økonomi/regnskap, HMS, personal, opplæring/utviklingssamtaler, markedsføring etc.

= Klinikkeiere bruker mindre tid på administrative oppgaver.

P1090602

Effektivisering:

  • Innkjøp
    • Fremforhandlet innkjøpsavtale som tilbys alle, men man står fritt til bruke de leverandørene og avtalene man ønsker.
      • Varierer fra klinikk til klinikk
      • Madlagården valgt Plandent nå. Skal få et lagerstyringssystem for bedre oversikt.
    • Støtte innen IT, utstyr og lokaler
    • Løsning for automatisk lagerstyring (prosess akkurat nå, lage nye lagerplasser og få scanningsystemet til Plandent)
    • Tilgang på gode rådgivningstjenester
    • Effektive og skreddersydde regnskap og revisortjenester.

Målrettet markedsføring og kampanjer:

  • Profesjonell og tidsriktig markedsføring, med stor fokus på det digitale
  • Profilbyggende aktivitet som nettside, blogg og podcast
  • Strategisk lokal markedsføring – tilrettelegger for det lokale miljøet

Organisasjonen:

  • Sentral stab («shared servicesenter») i Trondheim på ulike områder. Yter service for alle Oris-klinikker
    • Reiser rundt til klinikker ved behov
    • Utstyr, innkjøp og IT.
    • Bistår ved service, nybygg og ombygging.
    • Forhandler på vegne av klinikken.
  • Ledergruppen
  • Faglig ledelse
    • Delt i to grener
      • Akademiet og selve kursvirksomheten (fagutviklingen)
      • Pasientsikkerhet og klinisk kvalitet

→ Én fagansvarlig i hvert område og en klinisk kvalitetansvarlig (prosedyrer og rutiner sammenfattes skriftlig)

  • Eierstrukturen
    • Holdingselskap på toppen
    • Alle klinikker under organisert som egne AS

Teknologi:

Størrelsen bidrar til innkjøp av ny og dyr teknologi. Digitale planleggingssystemer for kjeveortopedi og implantater. CBCT. Intraoral scanning. Laserbehandling. Cerec etc.

Trondheimtorg-klinikk ISO-sertifisert. Lagde drifts- og kvalitetssystem «Null hull». Holder på å forenkle dette for å gjøre det mer brukervennlig slik at alle klinikker skal kunne nyttiggjøre seg av dette.P1090652

  • Beskrivelse av alle prosesser. Flyten gjennom behandlingen.
  • Utviklet for å ivareta alle støttefunksjoner rundt tannlegen- og understøtte alle prosesser i klinikken.
  • Protokoller for kvalitetsprosedyrer.
  • Opplæring i systemet – hvordan f.eks. kirurgi-kassettene skal pakkes.
    • Med bilder slik at det kan brukes som interaktivt oppslagsverk.
  • Redusere feil og avvik.

Administrativ teknologi:

  • Ressurs og bemanningsverktøy
  • Opus
  • Lager- og logistikksystem for forbruksvarer
  • Videokonferansesystem

Friheten i Oris Dental

Stor frihet å operere med utstyret man er vandt til. Når de kjøper opp klinikker, fortsetter ansettelsesavtaler som før, arbeidsgiver har skiftet navn, men kontraktene er de samme.

Viktig å bevare det som fungerer på de enkelte klinikkene og hjelpe de til å bli enda bedre.

P1090590

Q&A:

«Hvem er det som eier dette?»
De fem klinikkene som startet det, (fire på Madla og én på Hinna).

«Butikken går bra, hvordan er det med oppkjøp?
Foreløpig ikke opptatt av det, ønsker å være eid og styrt av tannleger, være tannlegebasert.

«Hvordan vil det gå videre, når det sannsynligvis ikke er en tannlege som har kapital til å kjøpe aksjemajoriteten – vil det være et investeringsselskap som kommer inn?»

Konstant utvikling. Stort aldersspenn i eiersjiktet. Eierandelen spredd på mange.

«Ingen ytterligere investorer i bildet?»
Driften finansierer mye, går godt i overskudd. Vi som eier har ikke tatt ut utbytte siden vi startet dette, alt går inn i Holdingselskapet. Låner penger og henter inn penger fra fond om vi trenger det. Beholder det som det er.

«Har dere inntjeningskrav til tannleger»
            Nei

«Hvordan avlønnes tannlegene»
Prosentavtaler. 40% har de fleste.

«Masse støttefunksjoner som IT osv., er alt gratis?»
            Ja, vi eier klinikkene. Alle AS blir belastet fra servicesenteret for de funksjonene/ressursene de bruker. Går inn i regnskapet.

«Har blitt kontaktet av flere kjeder, alle sier at fokuset er på det faglige, men har bekjente i andre kjeder som alle har gått ut igjen fordi de ikke følte at fag var i fokus. Er det noe garanti for at fokuset opprettholdes selv om det i fremtiden muligens ikke er tannlegestyrt?»
            Det er slik de lagde det, vil styrke vår arbeidsplass. Sikre en god bedrift som kan drive videre hvor pasient og faget er i fokus. Satser stort på akademiet og på å ha jevnlige interne og felles arrangementer. Alle yrkesgrupper får god opplæring/etterutdanning. Bruker mye tid og ressurser på det. Hva fremtiden bringer kan jeg ikke spå. Det er det vi har fokus på i dag, og som er vårt mål videre.

«Hvis jeg hadde solgt min praksis der jeg er daglig leder for mine ansatte, hvordan er situasjonen etter 1 eller 5 år? Har jeg fortsatt daglig leder rollen, eller er det Oris Dental som styrer?»
Har daglige leder, økonom på Madla som jobber tett opp mot holdingselskapet og HR, regnskap, finans etc.

«Hvordan Oris henter inn klinikker?»
Får mange henvendelser direkte, snakker med alle. Noen går vi direkte til gjennom bekjentskaper. Har hatt stand på landsmøte og Midtnorgemøtet. Fleste som kommer og henvender seg direkte til oss.

«Hvordan fastsettes oppkjøpet prismessig?»
Holdingen som verdsetter det. Det forhandles om pris.

 

P1090644

Referentene fv.: Vivian Haaberg og Friederike Wunsche

P1090710

Styret i BTF Privat fv.: Anders Berntsen, Christine Jonsgar, Eirik T. Halvorsen